E-MAİL NASIL YAZILIR?

Yoklama alıyorum. Günlük bir dille arkadaşına yazar gibi mail atanlar burada mı? Peki ya nasıl selamlama yapılacağına dair kafa karışıklığı yaşayanlar? Bu yazıyla birlikte tüm soru işaretleri ortadan kalkacaktır.

Zamanında aynı hataları yaptığımı belirtmek isterim.

Yazıyı dikkatli bir şekilde okuduktan sonra yazının sonunda örnek mail adlı görseli inceleyebilir ve kendinize göre uyarlayabilirsiniz.

1. Konu Başlığı

Mutlaka yazılmalıdır. Mailin ne ile ilgili olduğunu gösteren satırdır. Birkaç kelimeyle kısa bir şekilde ifade edilmesi ve dikkat çekici olması gerekir. 

2. Selamlama

Mail açıldığında okunan ilk bölümlerden olan selamlama satırı aynı zamanda mailin duygusunu da belirler. Selamlamanın ciddiyeti karşı tarafla ne kadar yakın olduğunuzla orantılıdır. 

Eğer alıcıya ilk defa ve resmi bir mail atıyorsanız ‘’Sayın (İsim)’’ şeklinde giriş yapabilirsiniz. Henüz bu resmiyette bir mail atmadım. Tercih etmemiş de olabilirim. Bunun yerine kullanabileceğimiz çok güzel bir kelime var: ‘’Merhaba’’. 

Bu kelimenin karşı tarafa ciddiyetin yanı sıra biraz da dostane bir duygu verdiğini düşünüyorum. Bir de sonrasına isim eklerseniz mükemmel bir selamlama yapmış olursunuz.

Örneğin;

Merhabalar Ali Bey, 

Merhabalar Ayşe Hocam, 

Merhabalar,

Alıcının ismini bilmiyorsanız sadece ‘’Merhabalar’’ yazmanız yeterlidir. 

Eğer toplu bir mail atmak isterseniz ‘’Herkese Merhaba’’ yazabilirsiniz. Fakat karşı tarafa değerli olduğunu hissettirmek için isim kullanmanın her zaman daha doğru olduğunu düşünüyorum. Toplu şekilde atılan bayram mesajlarında da olduğu gibi. 

Selamlamanın ardından hal hatır sorabilirsiniz. Ben bunu alışkanlık edindim ve her ilk mailimde ‘’Umarım her şey yolundadır’’ yazarım. Siz de değiştirebilir veya aynı şekilde yazabilirsiniz. Sık mail atıyorsanız her seferinde yazmanız gerekmez.

3. Gövde Metni

Öncelikle iletmek istediğimiz mesaj öz ve kısa olmalıdır. Alıcı mailinize göz atarken uzun olduğunu düşünecek ve daha sonraya bırakması gerektiği hissiyatına kapılacaktır. Bu durumda mailinizin diğerine göre daha geç cevaplanması yüksek ihtimaldir.

Gövde metnine giriş yapmadan önce maili hangi amaçla yazdığınızı net bir şekilde belirtmelisiniz. 

Örneğin;

ESC programı gönderici kuruluş başvurusu için yazıyorum. 

Bütünleme sınav sonuçları ile ilgili yazıyorum. 

Kaybolan gençliğim için yazıyorum. 

*Okunabilirlik ve maili düzenli göstermek için maddeleri numaralandırın, önemli yerlerin altını çizin veya renklendirmeler yapın. 

Örneğin;

Son başvuru tarihi: 22 Ocak 2021

1. ………..
2. ………..
3. ………..

emrecanduran.com

4. Kapanış

Selamlama gibi kapanış da alıcı üzerinde etki bırakmaktadır. Alıcı ile aranızdaki ilişki belirleyici faktördür. Tanımadığınız birine ‘’Sevgilerimle’’ yazmak doğru olmayacaktır. Eğer öncesinde birkaç mail gönderdiyseniz kapanış sorun yaratmayacaktır.

Kullanabileceğiniz kapanış örnekleri aşağıdaki gibidir:

• Saygılarımla

• Sevgilerimle

• Şimdiden teşekkürler

• Teşekkürler

Son olarak noktalama işaretlerine, noktadan sonra boşluk bırakmaya, cümleler arasındaki boşlukların eşit olmasına ve dosya göndermek isterseniz bunu mailinizde ‘’İlgili dosyaya ekten ulaşabilirsiniz’’ gibi bir cümleyle belirtmeyi unutmayınız. 

*Mail düzeni örnekteki gibi olmalıdır.

Emrecan DURAN

BİZİMLE KAL!

---

Sorularınızı çekinmeden iletebilirsiniz.

Instagram: eemrecanduran

Mail: eemrecanduran@gmail.com

---